Qui fait quoi pour un bon accueil ?
Accueillir un nouvel arrivant ne se fait pas seul. Divers acteurs jouent un rôle : depuis les DRH qui assurent la coordination jusqu’aux collègues qui transmettent leur savoir. Grâce à une répartition claire des tâches, chaque nouveau travailleur trouve rapidement sa place.
Le responsable d’accueil coordonne
Pour bien encadrer le processus d’accueil, il est conseillé de faire appel à un responsable d’accueil. Il s’agit généralement d’une personne du service RH, quelqu’un de disponible et bon communicateur.
Tâches du responsable d’accueil :
- Fournir et expliquer les informations pratiques et documents d’accueil ;
- Présenter le nouvel arrivant au superviseur hiérarchique, au tuteur et à la personne de confiance ;
- Planifier, coordonner et assurer le suivi du parcours de formation ;
- Intervenir en cas de problème durant la période d’intégration ;
- Évaluer la procédure et la politique d’accueil, et les ajuster si besoin.
Le responsable hiérarchique crée du lien dès le premier jour
Les chefs d’équipe jouent un rôle crucial dans le bien-être des collaborateurs, y compris celui des nouveaux collègues. En participant activement à l’accueil, ils permettent aux nouveaux arrivants de mieux comprendre ce que l’on attend d’eux et les aident à se sentir valorisés et impliqués dès le départ.
Le responsable hiérarchique peut :
- Expliquer le poste, la fonction, les objectifs et le parcours de formation ;
- Présenter le nouvel arrivant à l’équipe et au tuteur ;
- Suivre et évaluer le processus d’accueil ;
- Définir les objectifs d’apprentissage en collaboration avec les RH ;
- Évaluer l’intégration sociale et les performances du nouveau collaborateur.
Ainsi, les chefs d’équipe font la différence entre un nouvel arrivant qui restera en retrait et un collègue qui apportera rapidement de la valeur ajoutée à l’équipe.
Le tuteur et/ou parrain guide les nouveaux arrivants
Les collègues qui sont assignés comme tuteurs ou parrains jouent également un rôle clé. En partageant leur savoir, leur expérience et leurs astuces, ils aident le nouveau collaborateur à mettre rapidement la main à la pâte, mais aussi à se sentir intégré à l’équipe et dans l’entreprise.
Tuteur ou parrain : quelle différence ? Souvent, les termes « parrain » et « tuteur » sont utilisés indifféremment. Mais certaines entreprises font toutefois une distinction le rôle de l’un et le rôle de l’autre :
- Le tuteur accompagne le nouveau travailleur dans l’apprentissage de son métier. En assumant un rôle de formateur, il transmet les savoirs (techniques) et les bonnes pratiques liées à la fonction.
- Le parrain, quant à lui, facilite l’intégration sociale du nouvel arrivant. Il le met en relation avec ses collègues, l’aide à comprendre l’organisation et l’initie à la culture d’entreprise.
Une même personne peut bien entendu assurer les deux rôles.
Autres acteurs de l’accueil
Selon votre entreprise et votre situation, d’autres acteurs peuvent également être impliqués dans le processus d’accueil.
Les grandes entreprises désignent souvent des formateurs internes (des tuteurs) pour les formations spécifiques. Le conseiller en prévention peut expliquer les consignes de sécurité et les mesures d’hygiène. Les représentants syndicaux peuvent expliquer leur rôle au nouvel arrivant.
