Votre politique d’accueil 100 % légale
Vous souhaitez offrir à vos nouveaux collègues un accueil chaleureux et conforme à la législation. La loi impose, en effet, plusieurs obligations pour permettre à chaque collaborateur de se sentir en sécurité et bien informé dès le premier jour de travail.
Qui fait quoi ?
Un bon accueil est un travail d’équipe où les différents intervenants ont tous leur rôle à jouer :
- L’employeur est responsable en dernier ressort de la politique d’accueil et de sa coordination. Il peut l’assurer lui-même ou la déléguer, par exemple à un responsable d’accueil.
- Dans le cas où il y a un conseil d’entreprise (CE) ou un, voire plusieurs syndicats, ceux-ci doivent être préalablement informés et consultés. Le CE peut donner son avis, tandis que le(s) syndicat(s) peu(ven)t informer les nouveaux collaborateurs.
- Le comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) apporte son soutien pour l’élaboration de supports d’information et d’actions d’accueil.
- Pour les intérimaires, une bonne communication et une collaboration étroite avec l’agence d’intérim sont essentielles pour assurer un accueil de qualité.
Quelles informations transmettre aux nouveaux arrivants ?
Les nouveaux collaborateurs ont droit à des informations claires pour s’intégrer en toute sécurité et évoluer au sein de votre entreprise. Apportez spécifiquement des informations sur :
- Les conditions de travail ;
- Le fonctionnement et la structure de l’entreprise ;
- Leur rôle au sein de l’équipe ;
- Le bien-être et la sécurité au travail ;
- Les organes de concertation et les syndicats.
Ces informations doivent, de préférence, aussi être remises par écrit, par exemple dans une brochure ou un dossier d’accueil. Ce qui figure déjà dans le règlement de travail ne doit pas être répété.
Directives pratiques pour un bon accueil
Les obligations légales liées à l’accueil des nouveaux travailleurs varient en fonction de la taille de votre entreprise et du statut du nouvel arrivant.
Intérimaires
L’accueil des intérimaires demande une attention particulière. Même s’ils viennent travailler souvent pendant un cours laps de temps dans votre entreprise, ils doivent pouvoir commencer dans les mêmes conditions de sécurité et d’information que les collaborateurs fixes. C’est pourquoi des obligations légales qui leur sont spécifiques existent concernant les fiches de poste, les consignes de sécurité et l’accompagnement.
Les obligations légales sont plus limitées, mais la responsabilité reste la même : veiller à ce que chaque nouvel arrivant commence son emploi en étant bien informé.
Lors de la signature du contrat, fournissez directement au nouveau collaborateur les informations pratiques suivantes :
- Date, heure et lieu d’arrivée
- Infos sur le parking et/ou le rangement des effets personnels
- Personne de contact et responsable d’accueil
Précisez bien : la fonction, le salaire, l’horaire de travail, la sécurité sociale, le congé-éducation, la commission paritaire, les règles légales et CCT applicables ainsi que les principes de base en matière de sécurité et de prévention.
Remettez également un exemplaire du règlement de travail au nouvel arrivant.
- Expliquez les règles relatives au bien-être, à la santé et à la sécurité sur le lieu de travail (risques, procédures d’urgence, premiers secours, lutte contre l’incendie, évacuation). Le responsable d’accueil doit confirmer que ces informations ont été données et en fournir la preuve au conseiller en prévention.
- Communiquez les coordonnées du conseiller en prévention, de la personne de confiance, du service externe et des organes de concertation.
- Désignez un tuteur (ou assumez ce rôle vous-même en tant qu’employeur).
- Prévoyez une formation ciblée sur la fonction ou le poste de travail.
Les règles à respecter pour les grandes entreprises sont les mêmes que pour les petites, avec l’obligation d’investir dans un véritable trajet d’accueil.
Les mêmes règles s’appliquent que pour les entreprises de moins de 20 collaborateurs pour la transmission d’informations pratiques et contractuelles.
Mettez en place un programme d’accueil comprenant une présentation de l’organisation, des premières tâches et des défis à relever.
Vous devez également fournir toutes les informations relatives à la sécurité et au bien-être, et en confirmer la transmission par écrit.
Communiquez aussi les coordonnées du conseiller en prévention, de la personne de confiance, du service externe et des organes de concertation.
Également obligatoires dès le premier jour :
- Désigner un tuteur
- Organiser une visite du lieu de travail
- Présenter les collègues, responsables et délégués
- Dispenser une formation ciblée
Organisez une visite plus large de l’entreprise (y compris services sociaux et médicaux), fournissez des informations complémentaires sur la fonction, l’évaluation et le congé-éducation. Poursuivez avec la formation sur le bien-être, la sécurité et la prévention.
De petits conseils, une grande différence
Avec de bons documents d’accueil, vous aurez pensé à tout et vous offrez un accueil de qualité à chacun.e.
